Mediation im Projektmanagement

Liebe Leserinnen und Leser!

Überall dort, wo Menschen zusammenkommen, treffen unterschiedliche Charaktere und Persönlichkeiten aufeinander. Dies gilt sowohl im Privatleben als auch im Beruf. Jeder Mensch hat unterschiedliche Ansichten, Einstellungen und Arbeitsweisen. Und auf beruflicher Ebene obliegt es in der Regel dem Projektmanagement, alles „unter einen Hut“ zu bekommen.

Nach der Definition ist Projektmanagement das Kollektiv von Führungsaufgaben für die Abwicklung eines Projekts. Durch das Management soll das Projekt in der notwenigen Qualität und Zeit sowie durch effizienten Einsatz von Personal und Kapital abgewickelt werden. Besteht das Projektteam aus mehreren Personen, birgt dies immer Konfliktpotenzial. Auslöser hierfür sind unterschiedliche Ideen, Ziele, Interessen, Meinungen, Erwartungen oder Werte. Damit das gemeinsam vorgegebene Ziel dennoch erreicht wird, kann auf eine Mediation oder zumindest auf Mediationstechniken zurückgegriffen werden.

Auch im Projektmanagement hat die Mediation nicht den Zweck, eine Machtentscheidung zu treffen. Das lösungsorientierte Verfahren ist auf die Zukunft ausgerichtet, löst keine Probleme aus der Vergangenheit und dient auch nicht der Harmonie. Bei beruflichen Projekten kann aber durch Mediation ein Arbeitsumfeld geschaffen werden, in dem sich jedes Teammitglied wohlfühlt und seine volles Leistungsspektrum ausschöpfen kann.

Konflikte und Konfliktfolgen in Projekten

Berufliche Konflikte können immer und überall entstehen. Durch die heute immer mehr vernetzte Welt treffen verschiedene Kulturen aufeinander. Nationale Teams und auch internationale Teams arbeiten persönlich oder virtuell miteinander. Es ist ganz natürlich, dass es dann auch zu gewissen Reibungen oder Kompetenzrangeleien kommen kann, dem entgegen gesteuert werden sollte. Dies, zumal Konflikte nicht nur Folgen für die Teammitglieder haben können und ihre Arbeitsqualität negativ beeinflussen. Das oder die jeweiligen Unternehmen sind ebenfalls von Konflikten betroffen. Konflikte innerhalb eines Projektes können maßgeblich auch wirtschaftliche Schäden nach sich ziehen.

Schleichen sich Konflikte im Team ein und bleiben dauerhaft bestehen, wirken sie lähmend und ausbremsend. Konflikte führen zu Blockaden in der Leistung und der Moral, was eine Zusammenarbeit nachhaltig behindern kann. Die Teammitglieder werden zunehmend unzufrieden, leiden unter Stress und können daran auch erkranken. Durch Krankheit oder sogar eine Kündigung ist demnach auch das Unternehmen wiederum unmittelbar betroffen. Projekte verzögern sich oder scheitern, weshalb Kunden unzufrieden reagieren und von Folgeaufträgen absehen. Aufträge werden vielleicht sogar wieder entzogen, was Verluste mit sich bringt. Die einem Unternehmen entstehenden Konfliktkosten sind nicht transparent und können deshalb nur schwer beziffert werden.

Mediationstechniken im Projektmanagement

Ein guter Projektmanager ist fachlich qualifiziert und weist ein hohes Maß an sozialen Kompetenzen vor. Um ein Projekt in der geforderten Güte und Zeit durchführen zu können, ist ein Projektleiter auf ein zuverlässiges Team angewiesen. Eine konstruktive Zusammenarbeit findet im Idealfall ohne große Konflikte statt. Ein Manager sollte also sein Team unterstützen und fördern, was beispielsweise durch das Kreieren und Aufrechterhalten einer angenehmen Atmosphäre geschehen kann. Auch der Aufbau einer vernünftigen Kommunikationskultur hat sich im Projektmanagement etabliert, wonach Diskussionen und Meinungsverschiedenheiten auf einer gesunden Ebene ausgetragen werden können. Bahnen sich dennoch Konflikte an, muss ein Projektleiter dies schnell wahrnehmen und eingreifen. Wegschauen oder Ignoranz ist in diesen Fällen contraproduktiv.

Warum ausgerechnet Mediation?

Mediation ist zur Konfliktlösung in Projektteams geeignet, weil sie die Fähigkeit der Zusammenarbeit deutlich erhöht. Eine Mediation im Projekt kann selbstverständlich auch durch einen externen Mediator erfolgen. Aber auch ein Projektmanager kann Mediationstechniken erlernen und anwenden, um Konflikte im Team zu lösen. Dieser darf jedoch nicht als klassischer Mediator auftreten, da er nicht die erforderliche Neutralität und Ausbildung vorweisen kann. Davon abgesehen können auch Teammitglieder nicht als Medianden bezeichnet werden, da diese im Rahmen des Projekts nicht unbedingt freiwillig an Gesprächen teilnehmen.

Dennoch können Projektmanager mit Hilfe von Mediationstechniken eine Kommunikationsstruktur aufbauen, in der sich jedes Teammitglied gleichberechtigt fühlt und mit seinen Bedenken, Meinungen oder Unklarheiten offen umgehen darf. Die Methoden aus der Mediation dienen sowohl zur Prävention von Konflikten als auch zur Konfliktlösung.

Grundsätzliches Verhalten

Um eine funktionierende Kommunikationskultur zu etablieren, muss ein Projektmanager stets als gutes Vorbild vorausgehen. Durch das Vorleben und Anwenden gültiger Kommunikationsregeln inklusive verschiedener Fragetechniken werden die Teammitglieder zum Nachahmen animiert. Des Weiteren kann auf folgende Mediationstechniken zurückgegriffen werden:

• Kreativität anregen
  Hier kommt es auf eine ausgeglichen Atmosphäre an, damit sich die Teammitglieder wohl fühlen und den Mut finden, auch gewagte Ideen zu äußern.
  
  
• Gleiches Informationslevel
  Wenn das gesamte Team über die gleichen Informationen verfügt, birgt dies deutlich weniger Konfliktpotenzial. Auch Neid oder das Gefühl der Bevorzugung kann so nicht entstehen.
  
  
• Klare Botschaften
  Der Projektmanager sollte darauf achten, sich stets gut und für jeden verständlich auszudrücken. Dies beugt Missverständnissen, Interpretationsfehlern und Fehlentscheidungen vor.
  
  
• Beobachtung der Kommunikation
  Kommunikation kann verbal, paraverbal und nonverbal erfolgen. Der Projektmanager muss die verschiedenen Signale erkennen und richtig einschätzen können.
  
  
• Zielorientiertes Handeln
  Um ein Projekt innerhalb einer vorgegebenen Zeit zu einem vordefinierten Ziel zu führen, sollten unnötige Umwege möglichst ausgeschlossen werden. Dies, zumal auch spontan auftretende Problemstellungen oftmals zu Verzögerungen führen, was einkalkuliert werden muss.
  
  
• Grundlegende Haltung
  Mediatoren nehmen eine neutrale, empathische und wertschätzende Haltung ein. Will der Projektmanager sein Team vor Konfliktsituationen bewahren oder aus Konflikten hinaus helfen, bietet sich auch für ihn eine entsprechende Grundhaltung an. Die Haltung überträgt sich in positiver Weise auf die Mitglieder des Teams.

Zeichnen sich dennoch Konflikte ab, so können geschulte Projektmanager vermittelnd einschreiten. Auch hier haben sich Techniken aus dem Mediationsverfahren bewährt:

• Struktur durch Moderation
  Konfliktgespräche können durch den Projektmanager moderiert werden, damit jeder zu gleichen Anteilen zu Wort kommt und Reihenfolgen eingehalten werden. Durch das Moderieren wird das Gespräch in die richtige Richtung gelenkt. Wenn alle Gesprächsbeteiligten das Gefühl haben, gehört und verstanden worden zu sein, fördert dies die Entscheidung bzw. Konfliktlösung.
  
  
• Visualisierung
  Besonders komplexe Sachverhalte erfordern manchmal eine bildliche Darstellung. Durch das Visualisieren können schwierige Sachverhalte erklärt und erläutert werden. Des Weiteren hilft eine Darstellung dabei, nichts zu vergessen.
  
  
• Gespräche führen
  Im klassischen Mediationsverfahren werden Einzelgespräche nur in Ausnahmefällen geführt. Ein Projektmanager kann jedoch ganz bewusst auf Gespräche zurückgreifen, um beispielsweise ein Projekt vorzubereiten, eine Deeskalation herbeizuführen oder Vorbehalte rechtzeitig zu erkennen.

Gesprächstechniken aus der Mediation

Natürlich kann sich ein Projektmanager auch der Gesprächstechniken aus der Mediation bedienen. Voraussetzung hierfür ist, dass er sie erlernt hat und auch richtig anzuwenden weiß.

Besonders wichtig ist dabei das Aktive Zuhören, wozu auch die Berücksichtigung und Deutung von Mimik und Körperhaltung gehört. Der Projektmanager muss in der Lage sein, sich in seinen Gesprächspartner einzufühlen und ihm seine ganze Aufmerksamkeit zu widmen. Er muss Interesse zeigen und verbale sowie nonverbale Signale wahrnehmen. Im Laufe des Gesprächs sollte eine Überprüfung stattfinden, ob alles richtig verstanden wurde. Dies geschieht durch sinngemäßes Wiederholen und Spiegeln. Und auch wenn Mediationstechniken im Projektmanagement eher zielorientiert ausgerichtet sein sollten, dürfen emotionale Konflikte nicht einfach übergangen werden. Der emotionale Gehalt eines Gesprächs muss auch Berücksichtigung finden.

Erst dann, wenn der Sachverhalt von beiden Gesprächsteilnehmern erörtert und verstanden worden ist, sind Techniken für Perspektivwechsel, Brainstorming, Wunderfragen oder Feedbacks als Zeichen der Wertschätzung denkbar.

Letztendlich dienen Mediationstechniken im Projektmanagement immer dem Erhalt und der Optimierung von geschäftlichen Beziehungen. Die Techniken helfen, eskalierende Konflikte zu vermeiden. Dies gilt insbesondere dann, wenn der Projektmanager entsprechend geschult ist und die Mediationstechniken reflektiert, bedarfsgerecht, intuitiv und gezielt einsetzt. Erfährt ein Projektteam eine mediative Gesprächs- und Konflikt-Kultur, können alle Seiten nur davon profitieren. Die jeweiligen Mitarbeiter erweitern ihre Fähigkeiten, das Unternehmen erfährt weniger Konfliktschäden und für die Zukunft kann auf die Erfahrungen aus einem erfolgreichen Projekt zurückgegriffen werden.

Und wenn ein Projektmanager jedoch nicht über die Kenntnisse der Mediationstechniken verfügt, gibt es immer noch Mediatoren, die gerne dafür zur Verfügung stehen.

Bis zum nächsten Mal und bleiben Sie gesund!

Ihr Frank Hartung